Dokumenten-ARCHIVE
für Mails, Lieferscheine, Rechnungen u.v.m.
WO haben wir denn wieder die Bestellung von ...?
Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt.
Das papierlose Büro wird ermöglicht durch
- Speicherung aller Dokumente in elektronischen Datenspeichern (Festplatten, evtl. diverse Wechselmedien.)
- Übermittlung dieser Dokumente ausschließlich auf elektronischem Wege. (Dateiserver, E-Mail, Instant Messenger usw.)
- Die völlige Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen und den Verzicht auf handschriftliche Signaturen, wo Rechtssicherheit nötig ist.
- Einscannen aller alten Papierdokumente und finales Archivieren solcher mit handschriftlichen Signaturen bis zum Abschluss des Übergangs.
Die heutige Geschäftskorrespondenz erfolgt weitgehend per Mail. Dadurch ist der schnelle Informationsaustausch gegeben. Heute schreibt jeder jedem eine Mail und wenn er sie empfängt, druckt er sie meist aus und leitet sie zur Erledigung an andere weiter. Das ist nicht effektiv und ist kein grundlegender Fortschritt. ALLE Kommunikationselemente müssen digital gespeichert werden und sofort elektronisch direkt aus jeder Arbeitssituation abgerufen werden können.
Nutzen Sie die Vorteile. Gerne beraten wir Sie.
notwendige Technik
Ordner verschwinden, Scanner tauchen auf und Dokumente werden digitalisiert und automatisch in eine Objektdatenbank eingestellt.
Eine Vielzahl an Scannern beliebiger Hersteller kann dazu verwendet werden.
Die Objektdatenbank ist mehrplatzfähig und wird per Mail gefüllt. Dies ist auch direkt von Ihrem Kunden möglich. Zahlreiche Zugriffsregelungen und hervorragende Systemgrundlagen schützen zuverlässig die gespeicherten Dokumente.
bewährt in der Praxis
Die Buchbinderei Schaumann GmbH in Darmstadt legt seit gut 1 Jahr alle Dokumente nun noch elektronisch ab. Zeitaufwendige Ablagen in Ordnern entfallen. Lassen Sie sich von Frau Vettermann einen ersten Anwendungsbericht geben.
neue Funktionen
Derzeit binden wir WATSON-Funktionalitäten in unsere Dokumenten-Archive ein. Damit wird es in absehbarer Zeit möglich sein, eingehende Anfragemails automatisch zu scannen und Anfragevorgänge anzulegen.